K5World – Kirchner Finanzgruppe GmbH
Am Mühlberg 45 · 64354 Reinheim
Amtsgericht Darmstadt HRB 33879 · USt-IdNr. DE244300544
Tel: 06078 / 967000 · Fax: 06078 / 96700 20
E-Mail: [email protected]
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Verbindungsdaten an unseren Server (Hetzner Cloud, Deutschland). Diese Daten umfassen IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL und Browserversion. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Speicherdauer: 7 Tage in Zugriffs-Logs.
Wenn Sie Terminauticus buchen, erheben wir: Firmenname, Anschrift, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, Anzahl Seats und den gewählten Plan. Die Abrechnung erfolgt derzeit auf Rechnung; die Zahlungsdaten verarbeitet ausschließlich das jeweils beauftragte Kreditinstitut. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Aufbewahrung der Rechnungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB (zehn Jahre).
Terminauticus-Kunden verarbeiten über unsere Plattform Kontaktdaten von Interessenten (Leads). Wir sind dabei Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Jeder Kunde erhält einen eigenen Server in Deutschland (Hetzner Cloud, Nürnberg). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit jedem Kunden abgeschlossen.
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Pflegegrad und Gesundheitsdaten werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Endkunden und verschlüsselt gespeichert.
Beschäftigte unserer Kunden können sich wahlweise mit dem Geschäftskonto ihres Unternehmens anmelden. Dabei bestätigt Microsoft bzw. Google gegenüber Terminauticus die Identität und übermittelt Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, eine dauerhafte Kennung und – sofern hinterlegt und vom Kunden gewünscht – das Profilbild. Ein Kennwort erreicht uns zu keiner Zeit. Wir fragen ausschließlich die Berechtigungen openid, profile, email und User.Read ab; ein Zugriff auf Postfächer, Dateien oder Kalender findet über diesen Weg nicht statt. Die Anmeldung über Fremdanbieter ist freiwillig und kann vom Kunden abgeschaltet werden; die Anmeldung mit Benutzername und Kennwort bleibt daneben bestehen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses).
Auf Wunsch des Kunden bewertet die Plattform eingehende Interessentenanfragen maschinell, um die Reihenfolge der Bearbeitung vorzuschlagen. Dazu werden die Angaben der Anfrage an Anthropic PBC (San Francisco, USA) übermittelt und dort ausschließlich zur Beantwortung dieser einen Anfrage verarbeitet; eine Verwendung zu Trainingszwecken findet nach den Geschäftsbedingungen für die Programmierschnittstelle nicht statt. Es handelt sich um einen Vorschlag zur Priorisierung, nicht um eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO: über Anruf, Termin und Angebot entscheiden ausschließlich Menschen. Die Funktion läßt sich je Kunde abschalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zügiger Bearbeitung), Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
Nachrichten der Plattform an Interessenten und Kunden werden über Brevo (Sendinblue GmbH bzw. Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) versandt. Verarbeitet werden dabei Empfängeradresse, Betreff, Inhalt sowie Zustellungsereignisse (zugestellt, geöffnet, abgewiesen). Nutzt ein Kunde für seine eigene Post ein eigenes Postfach, läuft der Versand über diesen Anbieter und nicht über Brevo.
Auf unserer Website können Sie uns über ein Chatfenster schreiben. Es lädt kein fremdes Skript und setzt kein Cookie; die Zuordnung Ihrer Nachrichten erfolgt über eine Zufallskennung im Sitzungsspeicher Ihres Browsers, die mit dem Schließen des Tabs verfällt. Verarbeitet werden der Inhalt Ihrer Nachricht, die von Ihnen freiwillig angegebenen Kontaktdaten sowie Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt.
Die Nachrichten werden auf unserem eigenen Server in Deutschland (Hetzner Cloud, Nürnberg) in einem selbst betriebenen Matrix-Dienst gespeichert, damit wir sie auch mobil beantworten können. Der Dienst ist von anderen Matrix-Servern abgekoppelt. Wir löschen Chatverläufe spätestens sechs Monate nach dem letzten Beitrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Anbahnung eines Vertrages, berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Automatische Antwort außerhalb der Geschäftszeiten. Schreiben Sie uns außerhalb unserer Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr), antwortet Ihnen zunächst ein automatischer Assistent. Er weist sich in jeder Nachricht als solcher aus. Dazu wird der bisherige Verlauf dieses einen Gesprächs an Anthropic PBC (San Francisco, USA) übermittelt und dort ausschließlich zur Erzeugung dieser Antwort verarbeitet; eine Verwendung zu Trainingszwecken findet nach den Geschäftsbedingungen für die Programmierschnittstelle nicht statt. Es handelt sich um eine Übermittlung in ein Drittland auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Der Assistent trifft keine Sie betreffende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO; er erteilt lediglich Auskunft. Herr Kirchner beantwortet Ihre Nachricht am nächsten Werktag persönlich. Wenn Sie das nicht möchten, schreiben Sie uns statt über das Chatfenster eine E-Mail an [email protected]. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zeitnahen Beantwortung von Anfragen).
Bei einer Bestellung verarbeiten wir Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Branche, das gewählte Paket, die Zahl der Nutzer und die gewählte Laufzeit sowie IP-Adresse und Zeitpunkt. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Über terminauticus.com/termin.php können Sie selbst einen Gesprächstermin wählen. Verarbeitet werden Name, Firma, E-Mail-Adresse, freiwillig Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen sowie IP-Adresse und Zeitpunkt. Sie und wir erhalten je eine Bestätigung mit einem Kalendereintrag; der Termin wird zusätzlich in den Kalender von Herrn Kirchner bei Microsoft eingetragen. Über den Verweis in der Bestätigung können Sie den Termin jederzeit selbst absagen. Wir löschen die Buchungsdaten spätestens zwölf Monate nach dem Termin, soweit keine handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrages).
Gesprächstermine führen wir über einen selbst betriebenen Videodienst (Jitsi Meet) unter meet.terminauticus.com. Er läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland (Hetzner Cloud, Nürnberg). Sie brauchen kein Konto, keine Anwendung und keine Anmeldung; der Verweis öffnet sich im Browser. Bei zwei Teilnehmern wird das Bild- und Tonsignal unmittelbar zwischen den beiden Rechnern übertragen und durchgehend verschlüsselt; der Server vermittelt dann nur den Verbindungsaufbau. Der Raumname wird je Termin zufällig erzeugt und ist nicht erratbar.
Gespräche werden nicht aufgezeichnet; die Aufzeichnungsfunktion ist abgeschaltet. Der Dienst lädt keine Inhalte von fremden Servern und übermittelt keine Nutzungsstatistik an Dritte. Ein Name, den Sie im Beitrittsfenster eintragen, wird nur den übrigen Teilnehmenden angezeigt und nicht gespeichert. Verarbeitet werden für die Dauer der Verbindung Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn Ihnen ein Telefonat lieber ist, sagen Sie uns kurz Bescheid – wir rufen Sie stattdessen an.
Fordern Sie über terminauticus.com/rehacarerabatt einen Aktionscode an, verarbeiten wir Firma, Namen (freiwillig), E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anforderung und eine gekürzte, nicht umkehrbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse (zum Schutz vor mißbräuchlichen Massenanforderungen). Zweck ist allein, Ihnen den Code per E-Mail zuzusenden und seine Einlösung zu prüfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor einem Vertragsschluß). Werbliche Zusendungen erfolgen auf dieser Grundlage nicht. Der Versand geschieht über den unter 2.6 genannten Dienstleister. Wird der Code nicht eingelöst, löschen wir die Angaben spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Einlösefrist; wird er eingelöst, gelten die Aufbewahrungsfristen der Bestellung bzw. des Vertrags.
Auf terminauticus.com/funktionswunsch können Sie Funktionen für Terminauticus vorschlagen und über Vorschläge anderer abstimmen. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Angabe, ob wir Ihnen Rückfragen zu Ihren Vorschlägen stellen dürfen, Ihre Vorschläge und Stimmen, die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung sowie eine gekürzte, nicht umkehrbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse (Schutz vor mißbräuchlichen Massenanmeldungen). Ihre Adresse bestätigen Sie über einen Link, den wir Ihnen per E-Mail senden; danach speichert Ihr Browser ein Anmelde-Cookie, das ausschließlich der Teilnahme dient. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme nach den auf der Seite genannten Bedingungen); Rückfragen stellen wir nur, wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Öffentlich sichtbar sind allein die Vorschläge und die Zahl der Stimmen – nie Ihr Name, Ihre Firma oder Ihre E-Mail-Adresse. Sie können Ihre Teilnahme jederzeit per Mail an [email protected] beenden; wir löschen dann Ihre Angaben, Ihre Vorschläge bleiben ohne Bezug zu Ihrer Person bestehen. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen.
Melden Sie sich für unseren Newsletter an – über das Formular auf dieser Website oder bei der Teilnahme an den Funktionswünschen –, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie freiwillig Namen und Firma. Sie erhalten den Newsletter nur, wenn Sie Ihre Anmeldung über den Link in unserer Bestätigungsmail bestätigt haben (Double-Opt-in). Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir die Fassung des Einwilligungstextes, die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung sowie eine gekürzte, nicht umkehrbare Prüfsumme der IP-Adresse. Der Newsletter erscheint höchstens einmal im Vierteljahr, zusätzlich nur, wenn neue Funktionen erscheinen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder per Mail an [email protected]. Nach der Abmeldung behalten wir allein die E-Mail-Adresse mit einem Sperrvermerk, damit Sie nicht erneut angeschrieben werden. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen. Der Versand geschieht über den unter 2.6 genannten Dienstleister.
| Dienstleister | Zweck | Ort | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting | Deutschland | AVV gem. Art. 28 DSGVO |
| Cloudflare Inc. | DNS, DDoS-Schutz | USA (EU-Vertrag) | Standardvertragsklauseln |
| Sendinblue SAS (Brevo) | E-Mail-Versand der Plattform | Frankreich | AVV gem. Art. 28 DSGVO |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Anmeldung, Postfach- und Kalenderanbindung – soweit vom Kunden genutzt; zusätzlich Aufbewahrung der ausschließlich verschlüsselten Sicherungskopien außerhalb des Rechenzentrums. Der Schlüssel verbleibt bei uns; die Inhalte sind für den Dienstleister nicht lesbar. | EU / USA | AVV, Standardvertragsklauseln |
| Google Ireland Ltd. | Anmeldung – soweit vom Kunden genutzt | EU / USA | Standardvertragsklauseln |
| Anthropic PBC | Maschinelle Bewertung eingehender Anfragen, Beantwortung von Chatanfragen außerhalb der Bürozeiten und Ordnen der aufgesprochenen Gesprächsnotiz – jeweils nur, soweit vom Kunden freigeschaltet. Übermittelt wird ausschließlich Text, niemals eine Tonaufnahme. | USA | Standardvertragsklauseln |
| HubSpot Ireland Ltd. | Übergabe an das CRM des Kunden – soweit vom Kunden genutzt | EU / USA | Standardvertragsklauseln |
Drittland-Übertragungen in die USA erfolgen nur auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für den Login; auf terminauticus.com/funktionswunsch zusätzlich ein Anmelde-Cookie für Teilnehmende, siehe 2.12). Analyse- oder Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG – vormals TTDSG).
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]
Beschwerderecht: Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde beschweren. In Hessen: Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.
Daten, die ein Kunde über die Plattform verarbeitet, werden für die Dauer des Vertrages gespeichert. Nach dessen Ende stellen wir dem Kunden einen vollständigen Datenauszug bereit und löschen die Instanz einschließlich der Datenbank binnen 30 Tagen. Verschlüsselte Sicherungen laufen spätestens nach weiteren zwölf Monaten aus dem Umlauf. Zugriffsprotokolle des Webservers werden nach sieben Tagen gelöscht, Anmeldeprotokolle der Plattform nach 90 Tagen. Rechnungsunterlagen bewahren wir gesetzlich bedingt zehn Jahre auf.
Alle Übertragungen erfolgen via TLS/HTTPS. Kundendaten sind server-seitig verschlüsselt. Backups werden täglich erstellt und ebenfalls verschlüsselt gespeichert. Jeder Kunde erhält eine isolierte Datenbankinstanz – keine mandantenübergreifende Datenspeicherung.
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung wenn sich die Verarbeitungssituationen ändern. Aktuelle Version: August 2026.
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